Gründung eines (Software-) Unternehmens – Einzelunternehmen, UG oder GmbH?

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Immer wieder erhalte ich Anfragen zu verschiedenen Aspekten der Unternehmensgründung. Da gerade zum Thema Unternehmensgründung nur wenige fundierte Informationen aus erster Hand zu bekommen sind, teile ich meine Erfahrungen gerne mit. Diesmal geht es um die Wahl der richtigen Unternehmensform, den Gründungsablauf einer GmbH und wie Software am besten verkauft wird. Frühere Artikel zum Thema finden sich hier.

Gewerbe

Wer Software (oder irgendetwas anderes) verkaufen möchte, braucht ein Gewerbe. Das ist einfach zu bekommen, typischerweise im Rathaus oder Bezirksamt. Die Webseite des Wohnortes sollte alle nötigen Informationen auflisten. Die Gewerbeanmeldung kostet ca. 20-30 €. Danach bekommt man Post von der IHK, denn in der ist man jetzt Mitglied und zahlt Gebühren (allerdings erst ab einem bestimmten Umsatz). Jetzt kann man theoretisch mit dem Verkaufen anfangen. Man ist nun Einzelunternehmer.

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Einzelunternehmer

Das ist auch nicht schlecht so, man sollte allerdings eines bedenken: als Einzelunternehmer fällt alles positive wie negative, das man geschäftlich unternimmt, auf einen persönlich zurück, also z.B. auch eventuelle Klagen oder Geldforderungen. Man haftet mit seinem gesamten Vermögen. Das ist bei nicht allzu riskanten Unternehmungen nicht prinzipiell schlimm, man sollte das Risiko aber sehenden Auges eingehen.

GmbH

Der persönlichen Haftung entkommt man nur mit Gründung einer Gesellschaft, die dann als juristische Person eigenständig handeln (und verklagt werden) kann. Wenn die Gesellschaft pleite ist, betrifft einen das zu mindestens nicht direkt. Daher die Motivation vieler, eine GmbH zu gründen – die agiert nämlich als eine juristische Person. Das macht vieles aber auch komplizierter, denn plötzlich ist man zu zweit: die GmbH und man selbst. Jeder hat sein eigenes Budget, seine eigene Versteuerung, etc. Ist also aufwendiger, etwas teurer und man braucht in jedem Fall einen Steuerberater. Und 12.500 Euro. Das ist die Hälfte des für eine GmbH minimal erforderlichen Stammkapitals, das sofort bei Gründung der Gesellschaft auf das neu anzulegende Gesellschaftskonto eingezahlt werden muss. Die andere Hälfte kann der Gesellschaft dauerhaft geschuldet werden.

Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)

12.500 Euro sind eine Menge Geld, das man für kleinere Unternehmungen nicht aufbringen will oder kann. Für diesen Fall gibt es seit wenigen Jahren die sogenannte Mini-GmbH, korrekt “Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)” genannt. Eine UG ist praktisch identisch mit einer GmbH, jedoch kann bereits ab einem Euro Stammkapital gegründet werden. Bis auf minimal geringere Gründungskosten gibt es sonst nur wenige Unterschiede. Und nicht nur das: UGs sind verpflichtet, 25% des jährlichen Gewinns zur Erhöhung des Stammkapitals zu verwenden, bis irgendwann 25.000 Euro erreicht sind. Dann ist die UG eine GmbH und kann durch (kostenpflichtigen) Notarbesuch auch die Endung von “Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) nach “GmbH” ändern. Damit sind wir auch schon bei den Nachteilen der UG: zum einen ist der Name wirklich schlimm, und er muss in der Geschäftskorrespondenz auch ausgeschrieben werden. GmbH klingt da deutlich besser, ist kürzer und vor allem etabliert. Zum anderen wird eine UG als Geschäftspartner gegebenenfalls nicht ernst genommen. Bei einem Mindeststammkapital von einem Euro ist das auch kein Wunder.

Und schließlich ist der Vorteil, eine Gesellschaft mit einem Euro Guthaben auf dem Konto gründen zu können, doch eher theoretisch. Denn eine solche Firma ist schon Pleite, wenn eine Briefmarke für 1,45 gekauft werden muss. In der Praxis wird man eine UG also mit mindestens einigen tausend Euro Stammkapital ausstatten und ist dann von der vollwertigen GmbH schon gar nicht mehr so weit entfernt.

Gründungsablauf

Der Ablauf bei der Gründung einer GmbH sieht folgendermaßen aus:

1. Einen guten Steuerberater suchen und die nächsten Schritte mit ihm besprechen.
2. Notartermin
3. Kontoeröffnung
4. Stammkapital einzahlen
5. Beleg an Notar schicken
6. Notar lässt Gesellschaft beim Gericht ins Handelsregister eintragen
7. Beim Bezirksamt das Gewerbe anmelden. Dabei erhält man Formulare zur Anmeldung beim Finanzamt.
8. Mit dem Steuerberater die Finanzamts-Formulare ausfüllen.
9. Nach einiger Zeit wird die Steuernummer zugeteilt.

Dieser Prozess kann etwas dauern, man sollte vorsichtshalber 2-3 Monate einkalkulieren. Die Gründungskosten dagegen sind relativ niedrig. Es genügen einige hundert Euro, von denen der größte Teil beim Notar hängenbleibt. Die Gründungskosten können übrigens der Gesellschaft aufgehalst werden, die das dann von ihrem Stammkapital bezahlt.

Softwareverkauf

Zum Verkaufen über das Internet benötigt man zwingend einen Dienstleister, der mindestens die (Kreditkarten-) Zahlungen abwickelt. Bekannt sind unter anderem Paypal (Vorsicht: hat einen sehr schlechten Ruf!) und Google Checkout. Mit einem solchen Dienstleister wird man vermutlich jedoch nicht glücklich werden, da man das Geschäft mit dem Endkunden selbst abwickelt und somit u.a. für die Rechnungsstellung verantwortlich ist, aber natürlich auch direkter Vertragspartner jedes Kunden ist. Für kleinere Unternehmen sinnvoller sind Wiederverkäufer, die als Vertragspartner des Endkunden fungieren und nebenbei auch die Zahlungsabwicklung übernehmen. Solche Wiederverkäufer wie eSellerate oder ShareIt nehmen dabei auch eine andere äußerst wichtige Aufgabe war: sie kümmern sich um die korrekte Versteuerung im Land des Käufers, der ja von überall her kommen kann, und überweisen am Ende jeden Monats den Nettoertrag abzüglich einer verhältnismäßig geringen Provision. Angesichts der Tatsache, dass der Wiederverkäufer insbesondere kleinen Unternehmen enorm den Rücken freihält, ist die Provision von meist weniger als 10% mehr als gerechtfertigt.